Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten auf dieser Website und im Kundenportal von Arnimo ist:

Unter dieser Adresse erreichen Sie Arnimo für alle Fragen zum Datenschutz. Arnimo richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit sie anwendbar ist, nach der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).

2. Daten, die Firmen mit Arnimo bearbeiten

Firmen nutzen Arnimo, um E-Mails, Anrufe, Social-Media-Nachrichten, den Chat auf ihrer Website und Terminbuchungen zu bearbeiten. Für die Personendaten ihrer Kontakte ist die jeweilige Firma verantwortlich. Arnimo bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiter, nur nach ihren Weisungen und nach dem Abschnitt «Auftragsbearbeitung» der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Haben Sie eine Firma kontaktiert, die Arnimo nutzt, wenden Sie sich mit Fragen zu Ihren Daten bitte zuerst an diese Firma. Arnimo unterstützt sie bei der Antwort.

3. Welche Daten Arnimo bearbeitet und wozu

• Besuch der Website: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browserangaben. Sie fallen bei der Auslieferung der Seite technisch an und dienen dem sicheren Betrieb.
• Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse, Nachricht, freiwillig Firma und Telefonnummer sowie die IP-Adresse, um Ihre Anfrage zu beantworten und Missbrauch abzuwehren.
• Chatbot auf dieser Website (Arni-Bot): Ihre Nachrichten gehen zur Beantwortung an Amazon Web Services (Sprachmodell Qwen über Amazon Bedrock in Frankfurt); für die Suche im Wissen über Arnimo wird die Suchanfrage ebenfalls dort, mit Amazon Titan, in eine Zahlenreihe umgewandelt. Der Gesprächsverlauf wird pseudonymisiert gespeichert – mit einer zufälligen Sitzungskennung, ohne IP-Adresse und ohne Browserangaben, E-Mail-Adressen und Telefonnummern unkenntlich gemacht – und 90 Tage nach der letzten Nachricht automatisch gelöscht. Die IP-Adresse dient dem Schutz vor Missbrauch: Sie wird kurzfristig zur Begrenzung der Anfragen verwendet und nur bei einem abgewehrten Manipulationsversuch im Sicherheitsprotokoll festgehalten. Angaben, die Sie für eine Kontaktanfrage oder einen Beratungstermin machen (Name, E-Mail, freiwillig Telefon), speichern wir zur Bearbeitung.
• Kundenkonto: Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Benutzername, Rolle und Einstellungen. Das Passwort wird nur als nicht umkehrbarer Hashwert gespeichert.
• Anmeldung über Google, Facebook oder GitHub: Name, E-Mail-Adresse und die Kennung, die der Anbieter übermittelt.
• Abrechnung: gewähltes Paket, Rechnungen und Zahlungsstatus. Kartendaten erhält nur Stripe, nicht Arnimo. Damit es die Testphase nur einmal je Person gibt, speichert Arnimo einen nicht umkehrbaren Prüfwert Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer Karte – nicht die Adresse und nicht die Kartennummer.
• Inhalte, die Sie über Arnimo bearbeiten lassen: E-Mails und Kalender, Nachrichten aus Facebook, Instagram und WhatsApp, Anrufe, Sprachnachrichten und SMS, Termine, Dokumente für das Wissen Ihrer Bots sowie Seiten Ihrer Website, deren Inhalte Sie dafür importieren lassen.
• Sicherheit: Anmeldezeitpunkte, Angaben zum zweiten Faktor und Sicherheitsprotokolle, um Ihr Konto zu schützen und Missbrauch zu erkennen.
• Standort für das Wetter-Widget im Dashboard, nur wenn Sie ihn in Ihrem Browser freigeben.

4. Rechtsgrundlagen

Arnimo bearbeitet Personendaten nach den Grundsätzen des DSG: rechtmässig, nach Treu und Glauben, verhältnismässig und nur für erkennbare Zwecke. Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützt Arnimo die Bearbeitung auf:

• die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen oder vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), etwa für Konto, Dienste und Abrechnung
• gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), etwa die Aufbewahrung von Rechnungen
• das berechtigte Interesse von Arnimo an einem sicheren Betrieb, an der Abwehr von Missbrauch und an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), etwa für die Standortfreigabe; Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen

5. Künstliche Intelligenz und Telefonie

Arnimo setzt KI-Modelle ein, um Nachrichten, E-Mails und Anrufe zu beantworten, einzuordnen und zusammenzufassen und Termine daraus zu erkennen. Dafür gehen die jeweiligen Inhalte an die KI-Anbieter in Abschnitt 6. KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein. Automatisierte Einzelentscheidungen, die für Sie mit einer Rechtsfolge verbunden sind oder Sie erheblich beeinträchtigen (Art. 21 DSG, Art. 22 DSGVO), trifft Arnimo nicht.

Beim KI-Telefonassistenten wird das Gespräch als Text mitgeschrieben und ausgewertet (Zusammenfassung, Kategorie, Stimmung). Das Gespräch selbst führt der Dienst ElevenLabs: Er erhält die Sprache des Anrufers, wandelt sie in Text um, erzeugt die Antwort mit einem Sprachmodell von Google (Gemini) oder Anthropic (Claude) und spricht sie. Sprachnachrichten auf dem Anrufbeantworter werden bei Twilio aufgezeichnet und in Text umgewandelt. Mit einer Ansage zu Beginn sagt der Telefonassistent, dass ein digitaler Assistent antwortet und das Gespräch mitgeschrieben wird; der Anrufbeantworter sagt vor der Aufnahme, dass die Nachricht aufgezeichnet wird. Firmen, die den Telefonassistenten einsetzen, bleiben dafür verantwortlich, ihre Anrufer zu informieren.

6. Auftragsbearbeiter

Arnimo gibt Personendaten nur weiter, wenn es für die Dienste nötig ist, Sie eingewilligt haben oder ein Gesetz es verlangt. Arnimo verkauft keine Personendaten. Für den Betrieb setzt Arnimo folgende Dienstleister als Auftragsbearbeiter ein; sie bearbeiten Daten nur nach den Weisungen von Arnimo:

• Supabase Inc. (USA) – Datenbank, Anmeldung, Dateiablage und Server-Funktionen; die Daten liegen in Rechenzentren in Zürich, Schweiz
• Vercel Inc. (USA) – Auslieferung der Website (Hosting und Content Delivery Network)
• Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg) – KI-Funktionen über Amazon Bedrock, etwa Antwortvorschläge, die Auswertung von E-Mails und Nachrichten, Chatbots und der Assistent im Adminbereich, sowie die Umwandlung von Texten in Zahlenreihen (Amazon Titan), damit im Wissen der Bots gesucht werden kann; die Modelle laufen in Frankfurt, Deutschland. Die Inhalte gehen für den einzelnen Aufruf dorthin und werden dort nicht gespeichert
• ElevenLabs Inc. (USA) – KI-Telefonassistent: Er wandelt die Sprache des Anrufers in Text, führt das Gespräch und spricht die Antwort
• SideGuide Technologies, Inc. (USA), Anbieter von Firecrawl – Abruf der öffentlichen Seiten Ihrer Website, wenn Sie deren Inhalte für das Wissen Ihrer Bots importieren
• Twilio Inc. (USA) – Telefonie und SMS (Anrufe, Aufzeichnung und Transkription von Sprachnachrichten, SMS-Benachrichtigungen)
• Resend Inc. (USA) – Versand von E-Mails wie Bestätigungen und Kontaktanfragen
• Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) und Stripe Inc. (USA) – Zahlungsabwicklung

7. Verbundene Konten und Dienste Dritter

Wenn Sie Arnimo mit Konten bei Google (Gmail, Kalender), Microsoft (Outlook, Kalender), Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp) oder GitHub verbinden oder sich darüber anmelden, tauscht Arnimo auf Ihre Veranlassung Daten mit diesen Anbietern aus. Diese Anbieter bearbeiten die Daten in eigener Verantwortung nach ihren Datenschutzbestimmungen. Freigaben widerrufen Sie direkt beim jeweiligen Anbieter.

Google-Nutzerdaten (Gmail und Google Kalender): Wenn Sie ein Gmail- oder Google-Workspace-Postfach mit Arnimo verbinden, erhält Arnimo mit Ihrer Zustimmung Zugriff auf:

• Ihre E-Mails (Inhalt, Anhänge, Absender, Empfänger, Labels und Ordner): um sie im E-Mail-Arbeitsplatz anzuzeigen, einzuordnen, Antwortentwürfe zu schreiben und Terminwünsche zu erkennen; um Ihre Aktionen (archivieren, in den Papierkorb verschieben, als gelesen markieren, kein Spam) in Gmail zu übernehmen; und um E-Mails zu senden, die Sie schreiben oder freigeben oder – wenn Sie den Automodus einschalten – die die KI in Ihrem Auftrag sendet;
• die Termine Ihres Hauptkalenders: um Termine aus Arnimo einzutragen, zu ändern und zu löschen und Ihre übrigen Termine in Arnimo anzuzeigen und bei Buchungen zu berücksichtigen;
• Name und E-Mail-Adresse Ihres Google-Kontos: um das Postfach zuzuordnen.

Arnimo speichert E-Mails und Termine in seiner Datenbank in Zürich; die Zugangsschlüssel liegen verschlüsselt (AES-256). Zur Einordnung und für Antwortentwürfe gehen die Inhalte einzelner E-Mails an Amazon Bedrock in Frankfurt; Amazon speichert sie dort nicht und verwendet sie nicht zum Training. Arnimo verwendet Google-Nutzerdaten nicht, um allgemeine KI- oder Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren, nicht für Werbung und verkauft sie nicht. Mitarbeitende von Arnimo lesen Ihre E-Mails nur, wenn Sie dem für einen bestimmten Supportfall zustimmen, wenn es für die Sicherheit nötig ist oder wenn ein Gesetz es verlangt.

Wenn Sie das Postfach in Arnimo entfernen, löscht Arnimo die gespeicherten E-Mails samt Anhängen, die aus dem Kalender übernommenen Termine und die Zugangsschlüssel dieses Postfachs. Den Zugriff können Sie jederzeit in Ihrem Google-Konto unter https://myaccount.google.com/permissions widerrufen.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Arnimo von Google-APIs erhält, an andere Apps erfolgt gemäss der Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), einschliesslich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Postfächer anderer Anbieter über IMAP (etwa Hostpoint, Infomaniak oder GMX): Wenn Sie ein Postfach mit Benutzername und Passwort verbinden, speichert Arnimo diese Zugangsdaten verschlüsselt (AES-256) in seiner Datenbank in Zürich und zeigt das Passwort nirgends an. Arnimo meldet sich damit nur beim Mailserver Ihres Anbieters an, stets verschlüsselt (IMAP und SMTP), um Ihre E-Mails abzurufen, Ihre Aktionen dort zu übernehmen und E-Mails aus Ihrem Postfach zu senden; eine Kopie gesendeter E-Mails legt Arnimo in Ihrem Ordner „Gesendet“ ab. Die E-Mails bearbeitet Arnimo wie oben beschrieben: gespeichert in Zürich, zur Einordnung und für Antwortentwürfe einzeln an Amazon Bedrock in Frankfurt, nie für das Training allgemeiner KI-Modelle und nie für Werbung. Wenn Sie das Postfach entfernen, löscht Arnimo die Zugangsdaten, die gespeicherten E-Mails und die Anhänge. Ihr Anbieter bearbeitet Ihre E-Mails in eigener Verantwortung nach seinen Datenschutzbestimmungen.

Im Kundenportal verbindet sich Ihr Browser zudem direkt mit Open-Meteo: Das Wetter-Widget fragt dort Wetterdaten ab, mit den Koordinaten des gewählten Orts. Dabei erhält Open-Meteo technisch Ihre IP-Adresse.

8. Bekanntgabe ins Ausland

Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder bearbeiten Daten dort. Für Unternehmen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, anerkennt der Bundesrat einen angemessenen Datenschutz; in der EU gilt dasselbe für das EU-U.S. Data Privacy Framework. Bei zertifizierten Anbietern stützt sich Arnimo darauf, sonst auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit den für die Schweiz nötigen Anpassungen (Art. 16 DSG, Art. 46 DSGVO). Die Datenbank mit Ihren Kundendaten liegt in Zürich. Die KI-Modelle von Amazon Web Services laufen in Frankfurt; für Deutschland und die übrigen Staaten der EU anerkennt der Bundesrat einen angemessenen Datenschutz.

9. Speicherdauer

Arnimo bewahrt Personendaten nur so lange auf, wie es der Zweck erfordert oder das Gesetz es verlangt:

• Kundenkonto: bis zur Löschung. Nach Ihrem Löschantrag wird das Konto sofort gesperrt und nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Sind Sie der einzige Benutzer Ihrer Firma, werden die Firma und alle ihre Daten mitgelöscht.
• Inhalte wie E-Mails, Nachrichten und Termine: bis Sie sie löschen, spätestens mit der Löschung des Kontos.
• Telefonie: Anrufprotokolle, Transkripte, KI-Zusammenfassungen und SMS: 12 Monate, sofern die Firma keine andere Frist zwischen 1 und 24 Monaten wählt; danach werden sie automatisch gelöscht. Die Aufnahme einer Sprachnachricht wird bei Twilio spätestens am Tag nach der Umwandlung in Text gelöscht.
• Gespräche mit den Website-Bots der Firmen, die Arnimo nutzen: 6 Monate nach der letzten Nachricht, sofern die Firma keine andere Frist zwischen 1 und 24 Monaten wählt; danach werden sie automatisch gelöscht.
• Rechnungen und Buchungsbelege: 10 Jahre (Art. 958f OR), auch nach der Löschung des Kontos.
• Prüfwert der Testphase: solange Arnimo Testphasen anbietet, auch nach der Löschung des Kontos – sonst liesse sich die Testphase mit einem neuen Konto wiederholen. Aus ihm lassen sich weder Ihre Adresse noch Ihre Kartennummer zurückrechnen.
• Anhänge von Support-Tickets: 30 Tage nach Abschluss des Tickets.
• Kontaktanfragen: solange es für die Bearbeitung und allfällige Rückfragen nötig ist.
• Chat mit dem Arni-Bot auf dieser Website: 90 Tage nach der letzten Nachricht.
• Server-Protokolle des Hostings: nach den kurzen Fristen des Hosting-Anbieters.
• Sicherheitsprotokolle: Sie bleiben nach der Löschung des Kontos bestehen, aber ohne Verknüpfung mit ihm.

10. Datensicherheit

Arnimo schützt Ihre Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen, unter anderem:

• verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS) für Website, Portal und Schnittstellen
• Speicherung der Datenbank in Rechenzentren in Zürich
• Zugriffsschutz pro Firma direkt in der Datenbank: Jedes Konto sieht nur die Daten der eigenen Firma
• verschlüsselte Ablage der Zugangsschlüssel verbundener Konten (AES-256)
• Zwei-Faktor-Anmeldung für Ihr Konto

Einen lückenlosen Schutz kann niemand garantieren. Kommt es zu einer Verletzung der Datensicherheit, die Sie voraussichtlich gefährdet, informiert Arnimo den EDÖB und, wo nötig, Sie selbst, wie es das Gesetz vorsieht.

11. Cookies, lokale Speicherung und Schriftarten

Diese Website setzt keine Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Analysewerkzeuge ein. Für die Anmeldung, Ihre Sprachwahl und Ihre Darstellungseinstellungen, etwa das Farbschema, speichert sie Angaben im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage); diese bleiben auf Ihrem Gerät. Die Schriftarten liefert die Website selbst aus, ohne Verbindung zu Dritten.

12. Ihre Rechte

Nach dem DSG und, soweit anwendbar, nach der DSGVO haben Sie insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die Personendaten, die Arnimo über Sie bearbeitet
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Bearbeitung
• Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format
• Widerspruch gegen die Bearbeitung, insbesondere wenn sie auf einem berechtigten Interesse beruht
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Schreiben Sie dazu an info@arnimo.ch. Damit niemand Unbefugtes Auskunft erhält, kann Arnimo einen Nachweis Ihrer Identität verlangen. Arnimo antwortet in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Ihr Konto können Sie auch selbst in den Einstellungen löschen.

Sie können sich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren; wohnen Sie in der EU, bei der Datenschutzbehörde Ihres Landes.

13. Datenlöschung über Social-Media-Plattformen

Wenn Sie Arnimo über Facebook, Instagram oder WhatsApp genutzt haben, etwa für die Anmeldung oder die Verbindung Ihrer Seite, können Sie die Löschung Ihrer Daten auch direkt über Facebook beantragen:

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Arnimo passt diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.